10 criteri per scegliere un CMS

Si usa dire: se si vuole risparmiare non bisogna mai andare a fare spese quando si è affamati, ma bisogna sempre prima scrivere una lista, altrimenti si sarà tentati di comprare cose di cui non si ha bisogno. Lo stesso principio vale quando si tratta di scegliere un sistema di gestione dei contenuti; altrimenti si finirà con l'acquistare un sistema di livello enterprise per decine di migliaia di dollari, quando uno strumento gratuito avrebbe fatto lo stesso al caso nostro.

Come fare allora per stabilire l'elenco dei requisiti necessari? Anche se la situazione varia ci sono almeno dieci cose da tenere particolarmente in considerazione:

1. Funzionalità centrali

Quando la maggior parte della gente pensa ad un CMS il pensiero è solitamente rivolto alla creazione, cancellazione, modifica e organizzazione delle pagine. Tutti assumono che ogni sistema di gestione dei contenuti avrà questa funzionalità, tuttavia questo non è necessariamente vero; ed anche quando lo è, non sempre è garantito un metodo intuitivo.

Non tutte le piattaforme per esempio consentono di gestire e organizzare le pagine in un albero gerarchico; spesso i singoli 'post' sono organizzati automaticamente in base a criteri come la data o la categoria. In alcuni casi questo non è un problema, infatti questa limitazione di funzionalità mantiene l'interfaccia semplice e facile da capire. Tuttavia, in altre circostanze, la mancanza di questa funzionalità può essere frustrante.
E' necessario considerare attentamente le funzionalità di base necessarie ai tuoi scopi, non solo in relazione all'attuale necessità ma soprattutto in vista di un futuro sviluppo; dovresti generalmente diffidare da qualsiasi sistema che non ti permetta di gestire queste funzionalità di base. Un'altra cosa di cui dovresti tenere conto è quanto sia facile o meno portare a termine questi compiti. Ci sono letteralmente migliaia di sistemi di gestione dei contenuti sul mercato, la maggior parte dei quali offrono funzionalità di base, tuttavia essi variano enormemente in criteri di usabilità. Per questo bisogna sempre testare l'usabilità di un sistema prima di acquistarlo.

2. L'editor

La maggior parte dei sistemi di gestione dei contenuti ha un editor WYSIWYG. Stranamente questo editor è spesso poco preso in considerazione, nonostante sia la funzione più utilizzata del sistema. L'editor è l'interfaccia attraverso la quale il contenuto viene aggiunto e modificato. Tradizionalmente questo permetteva la formattazione di base: selezione dei font, colore, caratteri, ecc... Tuttavia più di recente si è tentato di passare da questo tipo a qualcosa che rifletta migliori principi di best practice.
Il pericolo rappresentato dai tradizionali editor WYSIWYG ha due faccie. In primo luogo, essi danno al fornitore di contenuti troppo controllo nel design e possono personalizzare l'aspetto di una pagina fino a pregiudicare la consistenza del design originale o del branding. In secondo luogo, al fine di raggiungere questo livello di controllo sul design un CMS unifica design e contenuto. La nuova generazione di editor, invece, adotta un approccio diverso. Il fornitore di contenuti utilizza l'editor per il markup di titoli, liste, link e altri elementi senza definirne l'aspetto.
Plone è un CMS estremamente potente e completamente gratuito, il cui editor WYSIWYG è KUPU per default. Kupu permette, ad esempio, una grande flessibilità nella personalizzazione ed è semplice da usare anche per utenti meno esperti, inoltre ti permette, grazie ad alcuni strumenti aggiunti, di decidere quale parte di una pagina lasciare editabile e quali invece escludere dal processo.
Assicurati, quindi, che il tuo elenco di requisiti comprenda un editor che utilizza questo approccio, e non dà ai fornitori di contenuti controllo sull'aspetto. Conviene sempre cercare un l'editor che permetta di essere sostituito con una soluzione più appropriata nel tempo, oltre ad uno che sia in grado di gestire attività esterne, incluse immagini e download. E passiamo così al terzo punto.

3. Gestire le attività

Gestire le immagini ed i file è il punto debole di molti pacchetti CMS. Problemi di accessibilità e d'uso possono causare frustrazione se un sistema è progettato male. Le immagini, in particolare, possono causare problemi. Assicurati che il sistema di gestione dei contenuti che hai selezionato forzi l'inseritore dei contenuti ad aggiungere attributi alle immagini. Si potrebbe anche volere un CMS che offra strumenti di editing di immagini di base quali il ritaglio, il ridimensionamento e la rotazione. Tuttavia, trovare tutto ciò in un CMS può essere una vera sfida a cui Plone e Kupu cercano di porre rimedio. Si deve poi aggiungere la necessità di considerate il modo in cui un CMS gestisce il caricamento di file pdf, word e simili, e come esso li alleghi; come vengono mostrati questi file all'utente finale? che descrizione può essere aggiunta ai file, e saranno essi poi raggiungibili dallo strumento “cerca”? Per la gestione delle immagini, Kupu, permette una serie di attività abbastanza soddisfacenti, come l'inserimento di didascalie, l'anchor con Nomi, il ridimensionamento automatico, l'inserimento di video Flash od altri tipi di video embedded (per esempio quelli di YouTube); questa ed altre caratteristiche lo portano ad essere il miglior prodotto per editing grafico HTML in un CMS. Plone 3.0, inoltre, è in grado di indicizzare completamente il testo presente in documenti di tipo Word o PDF che si caricano sul sito. E' possibile, in aggiunta, indicizzare altri tipi di documenti installando dei prodotti aggiuntivi.

4. Ricerca

La ricerca è un aspetto importante di qualsiasi sito. Circa la metà degli utenti lo utilizzerà regolarmente. Tuttavia, spesso questa funzionalità è insufficiente. Segui questi suggerimenti  per cercare di valutare se la funzionalità di ricerca è adeguata:

• Freschezza - Quanto spesso il motore di ricerca indicizza il tuo sito? questo è particolarmente importante se il tuo sito cambia regolarmente.
• Completezza – Indicizza l'intero contenuto di ogni pagina? Anche i file allegati?
• Velocità - Alcuni motori di ricerca possono richiedere molto tempo per restituire i risultati, soprattutto nei siti grandi
• Ambito di applicazione - Puoi limitare il campo di applicazione della ricerca a una particolare sezione o perfezionare i risultati della ricerca?
• Classifica - Come funziona la classificazione dei risultati? È una funziona personalizzabile dall'utente o dall'amministratore?
• Personalizzazione - Puoi controllare come i risultati vengono restituiti e personalizzarne il design?

Alcuni CMS, come Plone, risolvono questi problemi con l'aggiunta di strumenti specificamente progettati. Plone gestisce la funzione cerca e garantisce ottimi risultati con ogni genere di documento. Plone 3 è il miglior CMS per quanto riguarda le tecniche SEO e la relativa indicizzazione dei contenuti e permette, inoltre, l'uso di strumenti add-on per la sua ottimizzazione come ad esempio qSEOptimizer. Anche volendone farne a meno, Plone prevede una serie di applicazioni build-in che risolvono prontamente il problema.

5. Personalizzazione

La questione della personalizzazione va ben al di là della funzione ricerca. Alcuni sistemi di gestione dei contenuti non consentono la personalizzazione ma forzano l'aspetto visivo. La presentazione del contenuto non deve essere dettata dalla tecnologia; soprattutto quando esistono tecniche per la separazione di struttura e contenuto. Purtroppo, come web designer, molti fornitori di gestione dei contenuti non sono riusciti ad adottare le migliori pratiche e i loro sistemi producono orrori; questo pone dei vincoli irragionevoli sulla progettazione e ha un serio impatto sull'accessibilità. Normalmente questa flessibilità è necessaria. Ti interesserà, ad esempio, seguire un ordine cronologico inverso? È possibile visualizzare gli eventi su un calendario? E' possibile estrarre l'ultimo commento e visualizzarli tutti nella home page? È la flessibilità che fa risaltare un CMS su di un altro, ed in questo settore i CMS come Plone, di tipo Open Source, sono i più flessibili. Plone 3 permette la personalizzazione di ogni sua parte e grazie ai suoi strumenti build-in e add-on ha sempre una soluzione per ogni esigenza.

6. L'interazione con l'utente

Se avete intenzione di raccogliere il feedback degli utenti, il cms deve fornirne la funzionalità anche, magari, usando un plug-in. Analogamente, se si desidera creare una comunità sul proprio sito, saranno necessarie funzionalità quali chat, forum, commenti e voti. Come minimo servirà la capacità di raccogliere e pubblicare commenti. Quanto è semplice questo processo con il Cms in esame? Personalizzarne i campi richiede competenze tecniche? Puoi specificare a chi saranno inviate via mail le risposte? Queste informazioni possono essere scritte in un database o estratte come documento Excel? Considera anche quali funzionalità il tuo CMS ti offre nell'interagire con i clienti. Potrai inviare newsletter? I destinatari possono essere organizzati in gruppi cui vengono inviati contenuti individualmente? Come funzionano i feed RSS?
Infine, considera come si desidera gestire gli utenti. Potrai gestire password e impostare autorizzazioni e privilegi? Avrai bisogno di poter esportare le informazioni utente in altri sistemi? Ma non è solo l'utente a necessitare delle autorizzazioni di gestione; esse devono applicarsi, inoltre, a coloro che editeranno il sito? Anche da questo punto di vista il workflow di Plone ti garantisce una piena corrispondenza di intenti. Plone 3 permette di gestire ruoli multipli e di gestire passo passo il versioning (di cui parleremo tra poco) scegliendo tra le versioni preferite dall'amministratore. In Plone 3 sono offerti una serie di nuovi workflow, ognuno di essi ha caratteristiche uniche rispetto al modo in cui tratta il ciclo di vita dei contenuti di un sito web e il processo che gli utenti seguono quando creano, modificano, revisionano e visualizzano i documenti. E' possibile associare questi workflow a differenti contenuti, oppure si può usare il CMFPlacefulWorkflow per assegnare differenti workflow a diverse cartelle. In questo modo è molto facile creare un sito che abbia una sezione da mostrare agli utenti anonimi ed un ricco e privato spazio collaborativo.

7. Ruoli e permessi

Poiché il numero di fornitori di contenuti aumenterà, si potrebbe desiderare un maggiore controllo su di essi. Ad esempio, il personale deve essere in grado di pubblicare annunci di lavoro, ma non aggiungere del contenuto alla pagina. Ciò richiede un sistema di gestione che supporta le autorizzazioni.
Potrebbe volersi decidere una persona che riveda il contenuto e lo invii solo dopo averne garantito l'accuratezza e la coerenza di tono. In alternativa, si potrebbe desiderare che un membro anziano supervisioni, con la sua approvazione, il lavoro di un membro junior. In entrambi i casi ciò richiede che il Cms supporti più ruoli in modo semplice.
Infine, le imprese complesse potrebbero necessitare di sistemi di workflow complessi con un notevole numero di checkpoint; questa funzione richiede normalmente la possibilità di tornare a versioni precedenti delle pagine.

8. Versioning

Essere in grado di tornare ad una versione precedente di una pagina ti permette di recuperare rapidamente gli errori. Alcuni sistemi di gestione dei contenuti non permettono di scegliere la data della versione cui si vuole ritornare; tuttavia, nella maggior parte dei casi, basta poter tornare alla versione precedente, a meno che la vostra situazione non sia particolarmente complessa. C'è poi da aggiungere che questa funzione è in netto miglioramento in quasi tutti i CMS, come abbiamo già accennato in Plone3 questa funzione è molto sviluppata, ti permette infatti di controllare tutte le modifiche attuate passo per passo e di eliminarle a tuo piacimento. Lo stesso si può dire per il supporto multi-sito.

9. Supporto siti multipli

Anche se attualmente non esiste la necessità di gestire più di un sito, questa è una di quelle funzionalità che si può presto rendere necessaria. Con la crescita delle nuove tecnologie, per esempio, potresti necessitare di un sito specifico per il web mobile. La gestione multi-sito insomma, è qualcosa di irrinunciabile. Un'altra caratteristica che non può mancare è il supporto multilingue. Grazie a Lineage, Plone permette in maniera semplicissima la gestione di più siti a partire da un singolo sito madre. Ogni sito può avere un aspetto e una struttura personalizzati, risultando in ogni dettaglio un singolo sito, e totalmente indipendente, ma tutti i siti figli possono essere gestiti, nelle impostazioni e nei contenuti, da un unico sito genitore risparmiando tempo e complessità.

10. Supporto multilingue

E' facile respingere la necessità di multilinguismo, tuttavia questa possibilità non dovrebbe mai essere esclusa a priori, anche quando le ragioni sembrano irrefutabili. Essere in grado, anche in futuro, di aggiungere nuove lingue permette un largo margine di concorrenza. Detto questo, solo perché si ha la possibilità di aggiungere più lingue non significa anche avere i contenuti o doverlo necessariamente fare. Plone 3 supporta più di 45 lingue, il che permette di essere sempre aggiornato qualora volessi esplorare nuovi mercati. In aggiunta alle lingue tradizionali Plone prevede lingue iconografiche e sinistrorse come l'arabo e l'ebraico.

Conclusioni

L'offerta di caratteristiche articolate è una parte importante del processo di selezione di un CMS, ma non è l'unico aspetto. È altresì importante prendere in considerazione questioni quali le licenze, il supporto, l'accessibilità, la sicurezza, la formazione e molto altro ancora. È però ancora più importante, non lasciare che il vostro elenco di caratteristiche diventi una lista di desideri ma un elenco delle vostre reali esigenze e di quelle che potreste sviluppare in futuro.