Honda intranet

La sfida delle intranet è sempre qualcosa di nuovo; ogni azienda, infatti, ha una complessa struttura di poteri ed un'organizzazione articolata e quasi mai lineare. Più grossa è l'azienda più strutturati diventano i processi decisionali e i livelli di sicurezza.

Il portale

Nel caso in esame il livello di complessità è elevato a causa dell'alto numero di utenti, documenti e relazioni gestiti; ogni reparto dell'azienda desidera che la intranet risponda ad un certo requisito senza tenere conto delle esigenze di reparti diversi o dei casi di collaborazione tra questi, creando spesso situazioni di contrasto o sovrapposizione. Senza contare che ogni intranet ha un fortissimo impatto sull'organizzazione del lavoro e ogni azienda dovrebbe essere pronta a sostenere i costi di questo impatto. Una intranet, spesso, cambia non solo i processi lavorativi ma anche l'approccio stesso al lavoro e resta sempre un work in progress da elaborare nel tempo con l'esperienza.

L'idea di work in progress non è da sottovalutare; per quanto l'analisi precedente alla crazione del prodotto sia accurata l'idea che il committente ha delle sue necessità, spesso non rispecchia la realtà finale e solo dopo l'utilizzo prolungato i problemi cominciano a concretizzarsi.

Nella intranet di Honda un lavoro accurato di analisi e brain storming precedente la creazione del portale è seguito, in fase operativa, dall'analisi a posteriori del reale uso di ogni strumento.
 

Qual'è allora l'approccio giusto per la progettazione di una intranet?

È importante spiegare ai componenti dell'azienda cos'è una intranet e che impatto possa avere sugli utenti e sul loro lavoro e quanto abituarsi al cambiamento possa influire sui ritmi di produzione. Quando si lavora ad un progetto del genere è necessario avere l'appoggio di tutti i livelli aziendali per abbattere le resistenze ed aiutare la diffusione di una nuova tecnologia che per molti può risultare ostica.

Raccogliere le idee degli utenti finali attraverso brainstorming è un metodo per avvicinare al cambiamento e allo stesso tempo rispondere con più precisione alle esigenze dei singoli, analizzando a posteriori l'uso del prodotto finale per migliorarlo in futuro. i suggerimenti devono pervenire da ogni lato e da ogni livello, per questo motivo è stato necessario coinvolgere gruppi di futuri utenti di ogni genere e privilegio nella creazione di una mappa di necessità percepite. A seguito della raccolta il team di Abstract ha attentamente studiato le dinamiche di processo alla base dell'azienda e proposto una serie di possibili soluzioni che sono state sottoposte all'analisi dei gruppi di utenti precedentemente identificati. I team hanno valutato teoreticamente e praticamente la fattibilità delle proposte.
Allo stesso tempo un feedback costante assicura di non dimenticare mai l'obiettivo finale e di correggere le imperfezioni di direzione per tempo evitando perdite inutili.

In ultima istanza il risparmio economico di Honda e la soddisfazione finale per il prodotto hanno raggiunto un alto livello. La intranet è stata ritenuta un successo ed ha realmente cambiato, semplificando ma soprattutto ottimizzando, le modalità di lavoro dei team Honda.