Plone Enterprise Intranet

Plone è in grado di organizzare una vasta mole di dati in un archivio unico e facilmente consultabile, grazie all'uso di un potente motore di ricerca full-text. Usando descrittori e metadati, è possibile inserire delle informazioni in grado di facilitare le ricerche più frequenti nella Intranet, rendendola particolarmente performante.

La migrazione verso la Intranet di dati, fogli di calcolo, documenti presenti in azienda è facilitata: il dato può essere trasferito nel formato di origine, oppure si può procedere a una sua trasformazione secondo l'uso previsto nella Intranet. Per il progetto MAD, ad esempio, abbiamo creato un repository documentale che si autoalimenta: i report aziendali vengono generati in maniera automatica e nel formato standard dal sistema che li inserisce nella Intranet assegnando a ciascun documento i propri privilegi in base alle policy di accesso.
Plone è inoltre una soluzione sicura e flessibile per la gestione del workflow documentale: è possibile seguire sulla Intranet tutte le operazioni che riguardano l’elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività ed i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro.

La filosofia di un'intranet

Un'intranet è il risultato di un'ampio studio condotto da un team di esperti. Prendiamo ad esempio il caso intranet per Honda Italia da noi realizzato. Per la creazione della intranet aziendale è stato necessario studiare le esigenze presunte e reali dell'impresa, delle varie sezioni e dei gruppi di lavoro. Sono stati realizzati sondaggi, interviste, analisi osservative e man mano si è sviluppato un progetto adeguato. Non basta! Una intranet è una realtà in continua crescita, ecco perchè man mano che i lavori proseguivano, il nostro team ha continuato a relazionarsi con i futuri utenti della intranet Honda Italia per raccogliere feedback ed effettuare correzioni o aggiungere nuove funzioni. Il risultato di questa prassi di sviluppo è un prodotto rispondente non solo alle esigenze manifestate dal cliente ma anche a quelle esigenze di cui non si aveva piena consapevolezza.

Alcune caratteristiche delle Intranet che abbiamo già realizzato

• Gestione del flusso documentale e delle comunicazioni interne, con verifica dell'avvenuta lettura (presa visione) da parte di collaboratori;

• Gestione informatica di pratiche, con workflow tra i vari uffici;

• Distributed publishing: redazione e gestione dei contenuti suddivisa tra vari uffici;

• Gestione di attività periodiche (scadenze);

• Form di richiesta (ad es. per una filiale che necessita di materiali);

• Unico repository di documentazione:

  • sviluppo di un motore di ricerca full-text che permette l'indicizzazione dei formati doc, pdf e xls(eliminando il problema dei documenti sparsi su più pc e difficilmente rintracciabili o backuppabili);

  • Caricamento massivo della documentazione pregressa.

• Pubblicazione di dati estratti da software gestionali, come fatturato, ordinato, dati di produzione;

• Gestione delle schede di produzione (form che definiscono le schede, compilate progressivamente in base all'andamento dei lavori, con passaggio automatico ai vari responsabili dei processi);

• Invio di newsletter;

• Bacheche di annunci aziendali;

• Aree di discussion & collaboration.